In einer kleinen Webinar-Reihe stellt Jan Mettenbrink vor, wie Routine-Tätigkeiten am Beispiel des onOffice-CRM automatisiert werden können. Im vierten Teil dieser Serie vom 17. April 2024 ging es um die praktische Erstellung von Prozessen anhand von typischen Anwendungen. Eine leicht verständliche Bauanleitung für nützliche Prozesse.

Die Schritte zur DSGVO-konformen Verwaltung von Adressen sollen automatisiert und gleichzeitig von menschlichen Fehlerquellen befreit werden. Dazu ist es notwendig, abhängig von bestimmten Ereignissen, Werte in entsprechende Adressfelder zu schreiben.

DSGVO-Fall Notartermin
Wir beginnen, anders als im Webinar, mit dem Notartermin. Wir haben die Käufer und Verkäufer und deren Adressen müssen wir 10 Jahre aufbewahren.

Der Trigger
Nach dem Notartermin muss sowohl bei Käufern, als auch beim Verkäufer, das DSGVOMerkmal „Speichern-bis-Datum“ auf „10 Jahre ab Jahresende“ und bei „Speichern-bis- Grund“ auf „Aufbewahrungspflicht“ gesetzt werden.

Die Störer
Wir könnten nun pauschal alle Parteien mit den entsprechenden DSGVO-Daten belegen, jedoch kann es sein, dass eine, oder beide Seiten bereits der dauerhaften Speicherung zugestimmt haben. Dies wollen wir nicht überschreiben, weil dies ja länger währt als die Aufbewahrungspflicht.

Die Lösung sowie ein weiteres Beispiel “DSGVO-Fall Exposé-Versand” finden Sie in der aktuellen Ausgabe 145.

Den vollständigen Artikel finden Sie in Kompakt-Ausgabe Nr. 145 im Heftarchiv >

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